Warum ERP-Implementierungen scheitern (und warum der Einsatz von Gluu dieses Risiko verringern kann)
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Studien zeigen, dass die meisten ERP-Implementierungen scheitern. Ein Beratungsunternehmen hat mehr als 1.000 Projekte analysiert und herausgefunden, warum. In diesem Artikel werde ich die einzelnen Gründe zusammenfassen und darüber nachdenken, ob eine stärkere Ausrichtung auf die Geschäftsprozesse mit Gluu das Ausfallrisiko senken kann.
Ich bin auf ein Video von Eric Kimberling gestoßen, einem Fachberater für ERP-Implementierungen. Er und sein Team haben die Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten analysiert. Ich habe mir die vier wichtigsten unten angeschaut (hier finden Sie auch das Video, in dem Eric diese Fehler zusammenfasst). Es scheint, dass alle Gründe mit der richtigen Planung, Vorbereitung und einem geschäftsprozesszentrierten Ansatz durchaus vermeidbar sind.
Inhaltsverzeichnis
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Grund Nr. 1: Unrealistische Erwartungen
Der erste Grund ist, dass das Management einfach zu oft unrealistische Erwartungen hat. Sie unterschätzen zu Beginn die Schwierigkeit, den Geschäftswert zu erreichen.
Später im Projekt, wenn das Management schließlich erkennt, dass der Aufwand länger dauern wird als geplant, werden wichtige Leistungen gekürzt und reduziert, z.B. immaterielle Arbeiten wie Tests und Änderungsmanagement. Dies kann zwar dazu führen, dass der offizielle Starttermin eingehalten wird, aber es verschiebt die Probleme lediglich in die Implementierungsphase, in der die Kosten und Auswirkungen die anfänglichen Einsparungen vollständig aufheben können. Als ob man sich in die Hose pisst, um sich warm zu halten, um es ganz offen zu sagen.
Eric Kimberlings Rat, dies zu vermeiden? Fügen Sie viel Spielraum und Puffer sowohl bei der Personalausstattung als auch bei den Budgets hinzu.
Warum die Verwendung von Gluu dieses Risiko verringern kann:
Ein Grund, warum die Erwartungen unrealistisch sind, liegt darin, dass die Geschäftsleitung oft nicht weiß, wie die Geschäftsprozesse ihres Unternehmens funktionieren (wenn sie überhaupt dokumentiert sind und befolgt werden). Kombinieren Sie dies mit einem oberflächlichen Verständnis dessen, was das neue ERP-System leisten wird, und Sie haben ein Rezept für ein Desaster.
Um dieses Risiko zu mindern, muss der Leiter des ERP-Projekts in der Lage sein, klar darzulegen, wie der Ist-Zustand der Geschäftsprozesse im Unternehmen heute ist. Hierfür ist eine Prozesslandkarte erforderlich, die widerspiegelt, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten.
Sobald dieses Verständnis der Geschäftsprozesse vorhanden ist, müssen Sie klar aufzeigen, welche spezifischen Aktivitäten von welchen Teilen des ERP-Systems unterstützt werden. Im Idealfall müssen Sie in der Lage sein, die Standardarbeitsanweisungen für jede Aktivität in einem Prozess zu erläutern und genau zu zeigen, wann und wie das ERP-System verwendet wird.
Gluu verwandelt jeden Geschäftsprozess in einen Knotenpunkt für die Zusammenarbeit, an dem Geschäftsinteressenten und IT-Mitarbeiter zusammenkommen können, um genau dies zu besprechen. Außerdem können Sie damit…
- Zeigen Sie den Projektumfang, indem Sie angeben, welche Geschäftsprozesse in den einzelnen Phasen unterstützt werden sollen.
- Verwalten Sie jeden Prozess iterativ, während die Arbeit voranschreitet, damit alle Änderungen des Umfangs formell vereinbart werden und zu Budget- und Planungsanpassungen führen.
Beispiele von Gluu-Funktionen für die Implementierung eines ERP-Systems
Aktivitäts-Feed für jeden Prozess
Kommentare, Antworten und andere Aktivitäten werden im richtigen Kontext gespeichert. Vermeiden Sie E-Mails, die verloren gehen.
Änderungsvorschlagsablauf
Redakteure können Kommentare in Änderungsvorschläge umwandeln und diese in einem Genehmigungsablauf bearbeiten, bevor sie über die Implementierung entscheiden.
Grund #2: Nicht genug Zeit und Mühe im Vorfeld
Die Aufregung über das neue System ist der nächste Hauptgrund für das Scheitern der ERP-Einführung. Die Vertriebsmitarbeiter der ERP-Software werden geschult, um das Management für die neuen Möglichkeiten zu begeistern.
Eric Kimberling stellt fest, dass die Auswahl von Software für Aufregung sorgt und dazu führt, dass viele Unternehmen zu schnell mit der Implementierung beginnen. Dies wird noch verstärkt durch abonnementbasierte Lizenzmodelle, bei denen die Anbieter nur dann bezahlt werden, wenn die Benutzer an Bord sind.
Sein Rat:
“Nehmen Sie sich Zeit, um eine Blaupause für Ihre Geschäftsprozesse zu erstellen. Sie werden später exponentiell mehr Geld sparen.“
Eric Kimberling
In diesem Zusammenhang muss das Management klare Ziele definieren. Suchen Sie nach einer besseren Mitarbeitererfahrung? Effizientere Abläufe? Was sind die Ziele?
Warum die Verwendung von Gluu dieses Risiko verringern kann:
Wenn das Unternehmen seine Geschäftsprozesse definiert und sich darauf einigt, wie das neue ERP-System diese unterstützen soll, wird auch dieses Risiko berücksichtigt.
Gluu ermöglicht ERP-Projektleitern…
- Erstellen Sie einen Prozesskatalog und markieren Sie die Prozesse, die in den Geltungsbereich fallen.
- Weisen Sie die richtigen Prozessverantwortlichen zu, um jeden Geschäftsprozess abzubilden.
- Machen Sie jeden Prozess zu einer Drehscheibe für die Abstimmung zwischen Geschäftsanwendern und dem ERP-Implementierungsteam.
Sobald Sie einen Prozess protokolliert haben, dient er als Blaupause für z.B. Vertragsanhänge und später für Testfälle.
Beispiele für Funktionen, mit denen Gluu ERP-Projektleiter unterstützt
Zuordnungen zu Prozessverbindungen
Filtern Sie, um zu zeigen und zu navigieren, wie Prozesse und Aktivitäten miteinander verbunden sind.
Automatische Prozessnummerierung
Definieren Sie Ihr Nummerierungssystem und lassen Sie Gluu die 5-stufige Nummerierung automatisch verwalten.
Grund Nr. 3: Fehlende Vision und Ausrichtung der Führungskräfte
Die Studie zeigt, dass die Führungskräfte oft keine klare Vision und Ausrichtung für die ERP-Implementierung haben. Das mag daran liegen, dass die meisten…
“Wir müssen migrieren, da unser altes System nicht mehr unterstützt wird“
Mit einer klaren Vorstellung davon, wie Erfolg aussieht, erhält das Projekt Rückenwind, der das Implementierungsprojekt unterstützt.
Warum die Verwendung von Gluu dieses Risiko verringern kann:
Mit einem klaren Prozesskatalog, der die Prozesse und die Governance aufzeigt, müssen Sie jedem Prozess nur noch KPIs zuweisen.
Beispiel:
| Heute dauert das Onboarding eines neuen Kunden im Durchschnitt 15 Arbeitsstunden und 3 Wochen. Mit unserem neuen ERP-System wollen wir dies auf 5 Arbeitsstunden und nur 3 Tage Kalenderzeit reduzieren. |
Mit Gluu können Sie sogar Prozesse als Fälle ausführen, um die Mehrwertzeit und die verstrichene Zeit zu schätzen, so dass Sie eine Baseline erstellen können, gegen die Sie später testen können.
👉 Recommendation: For organizations facing ERP implementation challenges due to a lack of executive vision, Gluu is the solution. With a clear process catalog and the ability to assign KPIs, Gluu ensures alignment by defining project success.
Grund #4: Schlechtes organisatorisches Veränderungsmanagement
Dies ist ein Klassiker, der mich nicht überrascht hat, als ich ihn in der Studie fand: Change Management. Auch Eric Kimberling nennt dies als Grund Nummer 1 für das Scheitern.
Es geht darum, dass Unternehmen zu wenig in die menschliche Seite des Wandels investieren: Einbindung, Beteiligung, Kommunikation und Schulung.
Eine Studie von IBM mit 1.500 Praktikern aus dem Bereich Change Management zeigt die folgenden Erfolgsfaktoren für Veränderungen auf:
Wandel gestalten” von IBM
Die IBM Global Making Change Work Study untersucht, wie Unternehmen den Wandel bewältigen und Strategien zur Verbesserung von Projektergebnissen identifizieren können.
Warum die Verwendung von Gluu dieses Risiko verringern kann:
Wenn Sie die Interessengruppen des Unternehmens und ihre Prozesse in den Mittelpunkt Ihrer Implementierungsbemühungen stellen, können Sie eine Reihe von Erfolgsfaktoren für den Wandel nutzen, die sowohl von Eric Kimberling als auch in der IBM-Studie angesprochen wurden:
“Frühzeitige Einbindung von Interessengruppen”
Gluu macht die Beteiligten im Unternehmen visuell zu den Eigentümern und Redakteuren ihrer eigenen Geschäftsprozesse.
“Kontinuierliche, offene und ehrliche Kommunikation”
Außerdem ermöglicht es Eigentümern und Redakteuren, mehr Beteiligte einzubeziehen und an einem einzigen Ort über Zeit und Raum hinweg zu kommunizieren. Auch eine höhere Informationstransparenz schafft Offenheit und Vertrauen im Team. Jeder kann die Kommentarfunktion nutzen, um auf Probleme hinzuweisen, die angegangen werden müssen.
“Feedback zulassen”
Wenn Sie sich auf physische Workshops verlassen müssen, kann nur eine begrenzte Anzahl von Interessengruppen und Nutzern einbezogen werden. Indem Sie die Kommunikation in einen Online-Bereich verlagern, können Sie ausgewählte Endnutzer frühzeitig einbeziehen. Das heißt, Vertreter der Mitarbeiter, die das neue ERP-System letztendlich zum Erfolg führen werden. Wenn Sie frühzeitig Feedback einholen, können Sie Probleme angehen, bevor sie zu großen Problemen werden – und die Endnutzer als “Mitgestalter” einbeziehen und sie zu einem Teil Ihres Projekts machen.
“Agenten des Wandels aktivieren”
Die frühzeitige Einbeziehung der richtigen Interessengruppen als Prozessverantwortliche, Redakteure oder Tester bedeutet, dass Sie über Personen verfügen, die während des Produktivstarts als Change Agents fungieren können – und höchstwahrscheinlich auch werden. Warum? Weil sie sich in das Projekt einbezogen fühlen, weil sie Informationen erhalten haben und ein Mitspracherecht haben.
Schlussfolgerungen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass verschiedene Herausforderungen den Erfolg von ERP behindern. Gluu bietet eine Lösung, indem es einen klaren Prozesskatalog anbietet, die Beteiligten aufeinander abstimmt und eine transparente Kommunikation ermöglicht. Die Funktionen der Plattform, wie z.B. die Abbildung von Prozessen und kollaborative Hubs, adressieren wichtige Herausforderungen bei der Implementierung und machen Gluu zu einer strategischen Wahl für den Erfolg.
Fragen und Antworten
ERP implementations struggle due to unrealistic expectations, inadequate upfront planning, and a lack of executive vision. Rushing into implementation compounds these challenges. Poor organizational change management further contributes to common failures.
ERP implementations encounter challenges with unrealistic expectations because management frequently underestimates the difficulty of achieving business value. Consequently, this can lead to cutting crucial deliverables such as testing and change management, causing issues in the deployment phase.
Rushing into ERP implementation, driven by the excitement of a new system, often results in insufficient upfront planning. Consequently, clear objectives, such as improving employee experience or efficiency, are crucial. Therefore, dedicating time to establish a blueprint for business processes is essential.
Lack of executive vision and alignment is a common reason for ERP challenges. To address this issue, Gluu provides a process catalog and enables the assignment of Key Performance Indicators (KPIs). Consequently, this establishes a clear understanding of success and supports the implementation project.
Poor organizational change management is a leading cause of ERP failure, often due to underinvestment in people-related aspects. Gluu tackles this by placing business stakeholders at the center, promoting continuous and open communication, feedback, and involving change agents in the process.
